Vorsicht, Falle bei der Outlook-Migration

Diese Verkettung von unglücklichen Zufällen ist mir bisher noch nicht passiert. Und anschließend konnte mein Kunde 3 Wochen lang keine Mails empfangen.

Aber der Reihe nach: Ich erhalte eine Anfrage eines Kunden, der den Office 365 Mailzugang mit einer älteren Outlook-Version (Office 2007) nutzt. Er möchte auf die im Abo enthaltene aktuelle Outlook-Version umsteigen. Neben dem Office 365 Mailkonto hat er noch weitere Mailkonten von verschiedenen Providern eingerichtet, deshalb wollte ich mich nicht auf die Anleitungen von Microsoft verlassen und habe das Szenario nachgestellt. Office 2007 installiert, POP3-Konto und Office 365 Konto eingerichtet, einige Einstellungen vorgenommen und ein paar Mails verschickt und empfangen. Dann das Installationspaket für Office 2016 aus dem Office 365-Portal gestartet und durchgeklickt. Alles prima, die Umstellung lief ohne Störungen durch, alle Konten wurden störungsfrei auf das neue Outlook umgestellt, Testmails in beide Richtungen funktionierten. Das Ergebnis dem Kunden mitgeteilt und mit ihm vereinbart, dass er die Umstellung selbst durchführt. Noch ahnten wir beide nicht, wie banal das schiefgehen sollte.

Für den Download des Office 2016 Installationspakets musste er sich im Portal anmelden können, wusste aber sein Kennwort nicht mehr. Kein Problem, als delegierter Administrator kann ich sein Kennwort zurücksetzen. Das ist ein Standardvorgang, den ich schon dutzende Male gemacht hatte. War auch diesmal schnell erledigt. Das von Microsoft dabei generierte Kennwort habe ich ihm an seine 2. Mailadresse zustellen lassen. Hat auch prima funktioniert, er konnte sich mit dem neuen Kennwort einloggen und das Paket runterladen. Die Installation lief auch bei ihm ohne Schwierigkeiten durch. Zu diesem Zeitpunkt war ich auf Reisen und befand mich in Dubai. Warum das wichtig ist? Weil dieser Umstand mit Schuld war, dass er sich vom Mailzugang ausgesperrt hat.

An diesen Fallstrick habe ich auch nicht gedacht: Das neue Kennwort wurde in einer Mail an ein POP3-Konto geschickt, die beim Abruf vom Server gelöscht wurde. Das war bei seinem alten Outlook so eingestellt. Er hat das neue Kennwort aus der Mail kopiert und im Office 365 Portalseiten-Login eingefügt. Nicht aufgeschrieben oder sonst irgendwo gespeichert. Und die Umstellung läuft vor sich hin, während ich die Dubaier Altstadt erwandere. Nach der Umstellung fragt Outlook 2016 aber wieder nach dem Kennwort – Ups, wie war das nochmal? Mist, nicht aufgeschrieben. Leider verweigert Outlook an dieser Stelle den einfachen Zugang auch zu dem Konto, in dem das Kennwort gespeichert ist. Das alte Outlook ließ sich nicht mehr starten – oder hatte das gemailte Kennwort nicht mehr im Postfach – jedenfalls hing er hier fest und wollte sich wieder meiner Hilfe bedienen. Jetzt kommt Dubai in’s Spiel: Er hatte von irgendwo erfahren, dass ich in Urlaub sei – und gleich meine Mobilfunknummer angerufen. Mein Smartphone hatte ich aber exakt an diesem Tag in einem Dubaier Taxi vergessen. Da ich der „Lost & Found“-Hotline der Dubaier Verkehrsbetriebe dummerweise kein Kennzeichen des Taxi nennen konnte, war das Handy leider unerreichbar und möglicherweise unwiederbringbar verloren. Also lieber sicher gehen und sperren lassen! Die Kontaktaufnahmeversuche meines Kunden liefen damit in’s Leere und ich ahnte nichts von seiner Misere. Ich war ja gut vorbereitet und hatte permanenten Zugang zu meinen Mails, konnte sogar Anrufe auf meiner Büronummer empfangen bzw. dort eingegangene Sprachnachrichten abhören. Meine Vertretung stand zu Hause bereit und konnte jederzeit per Mail instruiert werden. Nur kam von diesem Supportfall bei mir nichts rein, der ausgesperrte Kunde hat den Festnetzzugang verschmäht und immer wieder auf die Mobilbox gesprochen. Auch per Mail bekam ich von der Problematik nichts mit. Er hatte per Webmail noch Zugang zu seinem 2. Mailkonto, von dort hätte er mir eine Nachricht zukommen lassen können. Hatte er auch nicht getan.

2 Wochen später – meine Ersatz-SIM-Karte lag zu Hause in der Post – konnte ich mein Ersatzhandy in Betrieb nehmen (das im Taxi vergessene Gerät war wirklich weg, ich hatte zwischenzeitlich die Nachricht erhalten: „we closed the case“). SMS werden aber offensichtlich bei Kartensperren nicht nachträglich zugestellt, ich ahnte nämlich noch immer nichts. Erst 2 Tage später erhielt ich einen Anruf (natürlich auf dem Handy), ich sei ja 3 Wochen nicht erreichbar gewesen. Ahrrrrgh.

Immerhin ging dann alles ganz flott. Kennwort erneut zurückgesetzt und diesmal am Telefon durchgegeben – alles wieder gut.

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